El cambio de administración en gobierno estatal implica un volumen documental y patrimonial muy superior al municipal. Este checklist concentra los elementos críticos que ninguna dependencia puede omitir.
Diferencias clave frente a la entrega municipal
A diferencia del municipio, una entrega-recepción estatal involucra múltiples dependencias y entidades con sus propios patrimonios, contratos y sistemas. Cada secretaría debe elaborar su propio expediente, que luego se consolida en un acta general ante la Contraloría del Estado.
Checklist por área
Recursos humanos:
- Nómina actualizada con estructura orgánica
- Expedientes del personal de confianza y base
- Relación de comisiones sindicales vigentes
Recursos financieros:
- Estados financieros al último día del ejercicio
- Conciliaciones bancarias de todas las cuentas
- Relación de compromisos devengados no pagados
- Auditorías internas del ejercicio
Recursos materiales:
- Inventario físico de bienes muebles e inmuebles
- Relación de vehículos con placas y números de serie
- Estado de los inmuebles asignados
Sistemas de información
Uno de los aspectos más críticos y frecuentemente omitidos: la entrega de todos los sistemas informáticos con sus claves de acceso, manuales de usuario y bases de datos actualizadas. La negativa a entregar sistemas puede constituir un delito de obstrucción.
Tiempos y responsables
La planeación debe iniciar al menos 90 días antes del cambio de administración. Cada dependencia debe designar un responsable de la entrega y un equipo de apoyo. La Contraloría del Estado suele emitir lineamientos específicos que deben consultarse en cada transición.